Polskie Biuro Rachunkowe International Go-getters Ltd

Koszty w działalności gospodarczej

Przykłady wydatków, które NIE mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów:

  • Wydatki nie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, np zakup materiałów budowlanych na potrzeby własne lub powszechnie noszonych ubrań.
  • Część kosztów, która nie jest związana z działalnością gospodarczą (proporcjonalnie) – w przypadku używania prywatnych urządzeń do celów biznesowych, np. telefonu, faxu, programu komputerowy lub samochódu.
  • Wynagrodzenie i inne wypłaty gotówkowe dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą (self-employed), jak również jej składki na ubezpieczenia (NIC) i pension payments.
  • Koszty podróży pomiędzy domem a miejscem pracy.
  • Kary i grzywny.
  • Koszty nabycia i unowocześnienia środków trwałych (np. lokalu, domu, maszyn i urządzeń, wyposażenia, samochodu).
  • Dodatkowe koszty (prawne, sądowe, notarialne) poniesione w celu nabycia środków trwałych.
  • Amortyzacja środków trwałych.
  • Spłaty części kapitałowej zaciągnietych kredytów i pożyczek.
  • Długi dotyczące środków trwałych.
  • Długi, które nie zostały ujęte w przychodach 
  • Straty na sprzedaży środków trwałych.
  • Koszty rozrywki, spotkań towarzyskich z klientami, dostawcami i odbiorcami.
  • Wpłaty na cele charytatywne, dla partii politycznych i klubów.

Przykłady wydatków, które MOGĄ być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów:

  • Czynsz za wynajmowane lokale biznesowe.
  • Opłaty za gaz, energię, wodę, wywóz nieczystości.
  • Koszty ubezpieczenia oraz ochrony nieruchomości.
  • Koszty używania lokalu mieszkalnego w celach biznesowych – proporcjonalnie.
  • Opłaty za telefon i fax.
  • Materiały biurowe (np. papier, długopisy, koperty, znaczki)
  • Wyposażenie biura (nie środki trwałe).
  • Programy komputerowe dla celów biznesowych.
  • Koszty napraw i utrzymania lokalu i wyposażenia.
  • Drobne narzędzia i części do urządzeń.
  • Wynagrodzenia pracowników.
  • Płatności dla współpracowników/podwykonawców (subcontractors) – kwoty brutto przed dokonaniem ewentualnych potrąceń.
  • Opłaty bankowe, odsetki od zaciągnietych pożyczek, opłaty finansowe.
  • Opłaty za saldo debetowe na rachunku, opłaty kart kredytowych.
  • Opłaty leasingowe, odsetki przy zakupie na raty.
  • Ubezpieczenie pojazdów, koszty napraw, serwisów, paliwo, opłaty parkingowe, opłaty za wynajem pojazdu, podatek drogowy.
  • Opłaty za przejazdy pociągami, autobusami, bilety lotnicze, taxi.
  • Opłaty za hotele i wyżywienie – w przypadku całodobowych podróży biznesowych.
  • Koszty produktów zakupione w celach sprzedaży.
  • Koszty materiałów zużywanych w produkcji.
  • Koszty bezpośrednie dotyczące produktów do sprzedaży.
  • Dopasowanie stanu produktów i pracy w toku na koniec i początek roku.
  • Opłaty księgowe, architektom, prawnicze i inne profesjonalne.
  • Koszty reklamy i ogłoszeń.
  • Udzielone upusty i premie.
  • Opłaty agencyjne.
  • Koszty tworzenia i administracji stron internetowych.
  • Polisy ubezpieczeniowe.
  • Prenumeraty, obowiązkowe składki członkowskie.
  • Kwoty ujęte w przychodach (np. na podstawie faktur sprzedaży) ale nie otrzymane i spisane jako nieściągalne.
  • Inne koszty związane z prowadzoną działalnością.

 

Używanie domu/mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą i używająca domu/mieszkania na cele związane z tą działalnością może wliczyć w koszty część wydatków jak np. opłaty za gaz i energię, czynsz, council tax - w wielkości odpowiadającej faktycznej proporcji używanej części w stosunku do całego domu/mieszkania.

W praktyce – przedsiębiorcy nie zawsze mają odpowiednie rachunki – w takiej sytuacji mogą zaliczać do kosztów stałą tygodniową kwotę (co jest akceptowane przez HM Revenue & Customs). Kwota ta musi być jednak ustalona w granicach rozsądku.

Jeśli jest to kwota wyższa niż £250 rocznie (powołując się na HM Revenue & Customs) wskazane jest posiadanie odpowiednich rachunków oraz ewidencji, w jaki sposób została ta kwota wyliczona.

Wyliczając odpowiednią proporcję należy wziąć pod uwagę przede wszystkim:

  • wielkość domu/mieszkania, oraz
  • ilość osób mieszkających w danym domu/mieszkaniu

 

Koszty używania pojazdu do celów działalności gospodarczej:

  1. W przypadku prywatnego pojazdu - na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (milleage):

Do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć kwotę wynikającą z pomnożenia ilości przejechanych mil w celach biznesowych przez poniższe kwoty w zależności od prowadzonego pojazdu:

samochód + van         £0.45 za każdą milę (max 10,000 mil w ciągu roku podatkowego)

samochód + van         £0.25 za każdą milę (powyżej 10,000 mil w ciągu roku podatkowego

motor                          £0.24 za każdą milę (w ciagu roku podatkowego)

rower                          £0.20 za każdą milę (w ciągu roku podatkowego)

 Idealnym rozwiązaniem jest posiadanie dokładnej ewidencji przebiegu pojazdu w celach biznesowych. W przypadku braku takiego rejestru jest możliwe ustalenie szacowanej wielkości przebiegu pojazdu, np. poprzez pomnożenie rocznego przebiegu pojazdu (np. na podstawie certyfikatu MOT) przez szacowany procent.

Przykład

Jeśli samochód pokonuje rocznie 10,000 mil i przedsiębiorca jest w stanie wykazać (na podstawie ewidencji z 3-4 tygodni), że 30% stanowią wyjazdy dokonane w celach służbowych, może zaliczyć w koszty 3,000 (10,000 x 30%) mil razy £0.45 za milę czyli £1,350 jako roczne używanie samochodu do celów służbowych.

Takiego wariantu nie mogą stosować przedsiębiorcy, których przychody z działalności (bez pomniejszenia o koszty) przekraczają próg dla celów podatku VAT, czyli £73,000 w roku 20011/12.

Przedsiębiorca może korzystać z tego wariantu, jeżli stosuje go konsekwentnie z roku na rok. Zmiana na inny wariant jest możliwa jedynie w przypadku zmiany pojazdu.

Do przebiegu pojazdu w celach biznesowych nie mogą być wliczone podróże prywatne, jak np z domu do miejsca pracy lub takie, które jednocześnie są prywatne i dla celów działalności gospodarczej.

Stawki przebiegu pojazdu obejmują wszystkie koszty prowadzenia i utrzymywania pojazdu, jak paliwo, olej, serwisy, naprawy, ubezpieczenie, podatek drogowy (MOT), a także amortyzację pojazdu. W związku z tym wydatki takie nie mogą być odrębnie zaliczone do kosztów, jak również nie może być uwzgędniany capital allowance.

Mogą natomiast być zaliczone do kosztów wydatki związane z daną podróżą jak np. opłaty za wjazd do miasta, przejazd przez most, opłaty parkingowe.

Przedsiebiorca może również zaliczyć do kosztów odsetki związane z pożyczką na zakup pojazdu lub w przypadku zakupu na raty lub leasingu (część proporcjonalną tych odsetek dot. podróży służbowych).

2. Na podstawie faktycznie poniesionych wydatków w celach prowadzonej działalności gospodarczej (odpowiednio udokumentowanych fakturami lub paragonami).

Przy tym wariancie dany pojazd stanowi majątek firmy i zostaje ujęty w ewidencji środków trwałych.

X